Ä¢¹½ÊÓƵ

Checklist

• Stap 1: Informeer jezelf over het reisadvies en volg dit advies op

  Reisadvies Ministerie van Buitenlandse zaken

  De VU volgt het van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (MinBuZa). Je kunt de reiscode van je bestemming vinden. De bestemmingen voor buitenlands verblijf worden door de VU ingedeeld in 4 categorieën, zoals hieronder weergegeven.
  
  Houd er rekening mee dat je altijd toestemming van je leidinggevende nodig hebt om naar het buitenland te reizen. Begeleiders dienen bij code oranje het International Office te raadplegen (internationaltravelpolicy@vu.nl).
  
  Meld je aan om regelmatig reisadvies updates te ontvangen via en download de van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor real-time veiligheidsupdates tijdens je reis. Bekijk ook de van Nederland Wereldwijd. Check regelmatig het reisadvies van het ministerie van Buitenlandse Zaken en neem zo nodig maatregelen. Ook adviseren wij om veiligheidsmaatregelen te bespreken met de partij (bijv. universiteit of bedrijf) die jou in het buitenland ontvangt.  

  • a. Bestemmingen met code groen: geen bijzondere veiligheidsrisico's.
    Je kunt reizen zonder grote risico's. De mate van veiligheidsrisico's zijn vergelijkbaar met Nederland. Reizigers moeten echter altijd alert zijn en ervoor zorgen dat zij op de hoogte blijven van het laatste nieuws en gebeurtenissen.
  • b. Bestemmingen met code geel: veiligheidsrisico's
    Er zijn veiligheidsrisico's in dit land. De omstandigheden zijn anders dan in Nederland. Bereid je hierop voor en neem speciale zorg in acht (politiek, medisch, etc.). Zorg ook dat je op de hoogte bent van mogelijke toegangsbeperkingen. Bespreek de risico's met je leidinggevende of begeleider.
  • c. Bestemmingen met code oranje: reis alleen indien noodzakelijk
    Er zijn ernstige veiligheidsrisico's in dit land of gebied en het dagelijks leven zou verstoord kunnen worden. De omstandigheden kunnen gevaarlijk zijn. Het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken adviseert je alleen naar deze bestemming te reizen als dat noodzakelijk is.
    
    --> Reizen voor onderzoeks- of werkdoeleinden wordt nooit noodzakelijk geacht. Medewerkers kunnen niet naar deze bestemming reizen. Als een medewerker zich al in een gebied bevindt dat verandert in code oranje, zal om onmiddellijk vertrek worden verzocht door de leidinggevende of het International Office (internationaltravelpolicy@vu.nl).
    
    In uitzonderlijke gevallen, zoals bij gerelateerd onderzoek naar de regio of als een medewerker het eigen thuisland heeft gekozen om het onderzoeksproject of werkgerelateerde activiteit uit te voeren, krijgen medewerkers alleen toestemming om naar deze bestemming te reizen of in deze regio te verblijven na overleg met het International Office.
    
    Medewerkers die voor hun onderzoek naar het buitenland gaan, moeten eerst contact opnemen met hun begeleider. Als de begeleider vindt dat er een uitzondering moet worden gemaakt, moet de begeleider zich rechtstreeks tot het International Office wenden (internationaltravelpolicy@vu.nl). Er vindt een gesprek plaats waarin mogelijke risico's worden besproken en een individueel advies wordt gegeven. Dit advies is bindend; zonder toestemming kunnen medewerkers niet reizen. 
  • d. Bestemmingen met code rood: niet reizen
    Er is een duidelijk veiligheidsrisico in deze regio (bijv. in geval van oorlog) met levensbedreigende omstandigheden. De veiligheid van medewerkers kan niet gegarandeerd worden, daarom adviseert het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken om niet naar deze bestemming te reizen.
    
    --> Geen enkele medewerker kan toestemming krijgen om naar deze bestemming te vertrekken. Als een medewerker zich al in een gebied bevindt dat verandert in code rood, zal om onmiddellijk vertrek worden verzocht door de leidinggevende of het International Office (internationaltravelpolicy@vu.nl). 

  Let op: binnen één land/regio kunnen verschillende kleurcodes voorkomen. Voor verdere vragen over het reisadvies kun je contact opnemen met het International Office via internationaltravelpolicy@vu.nl. Kijk voor updates ook op .

  Aanvullende adviezen voor reizen naar de VS vind je hier.

  Het reisrisico wordt niet alleen bepaald door de veiligheidssituatie in het land, maar ook door andere persoonlijke en contextuele factoren. Afhankelijk van de persoonlijke situatie van de medewerker, de lokale omstandigheden en de aard van de werkzaamheden is het essentieel om passende voorzorgsmaatregelen te treffen om de risico’s te minimaliseren.

  Hierbij zijn zowel de gezondheidsadviezen () als de risico-inventarisatie van de werkplek in het buitenland () van belang evenals de richtlijnen t.a.v. informatiebeveiliging en kennisveiligheid.

  Veldwerk

  Voor medewerkers die studenten begeleiden die op veldwerk gaan, zijn er specifieke richtlijnen en voorschriften opgesteld door de faculteiten Bèta en FSG. Deze voorschriften zijn in overeenstemming met de hierboven genoemde algemene richtlijnen van de VU, maar uitgebreider en aangepast op de specifieke kenmerken die veldwerk met zich meebrengt, zie informatie op de facultaire websites. Van medewerkers wordt verwacht dat ze hiervan op de hoogte zijn en zich aan dit beleid houden.

  Veiligheidstrainingen

  De VU biedt externe veiligheidstrainingen aan om medewerkers goed voor te bereiden op hun internationale reizen. Afhankelijk van de bestemming, de aard van de activiteiten en de specifieke risico’s kunnen aanvullende trainingen worden aanbevolen. Denk hierbij aan onderwerpen zoals kennisveiligheid, persoonlijke veiligheid of culturele voorbereiding. Deze trainingen zijn bedoeld om medewerkers te helpen bewust om te gaan met mogelijke risico’s en om hen praktische handvatten te geven voor het omgaan met onverwachte situaties tijdens hun verblijf in het buitenland.

  Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om met de leidinggevende te bespreken welke trainingen relevant zijn:

  • Medewerkers die met toestemming naar een oranje land reizen zijn verplicht de (Hostile Environment Awareness Training) volgen, die o.a. worden aangeboden door het Centre for Safety.
  • De kosten zijn voor rekening van de faculteit/dienst. De training is 5 jaar geldig, na 5 jaar kan dit verlengd worden met nog 2 jaar als een wordt gedaan. De trainingen worden regelmatig aangeboden. Bij de aanvraagprocedure voor reizen naar gebieden met oranje bestemming moet het certificaat worden bijgevoegd
  • Medewerkers die naar een afgelegen groen of geel gebied reizen of die afreizen naar gebieden waar LHBTIQ+ issues een rol kunnen spelen worden sterk geadviseerd de te volgen. Deze is specifiek gericht op gebieden met lage/medium veiligheidsrisico’s, waar medewerkers ook te maken kunnen krijgen met onverwachte omstandigheden. Deze training wordt ook aangeboden door het Centre for Safety, de kosten zijn voor rekening van de faculteit/dienst.
  • Specifiek voor vrouwelijke medewerkers is er bij het Centre for Safety een training beschikbaar: . Het volgen van deze training wordt sterk geadviseerd voor vrouwelijke medewerkers die (alleen) reizen naar gebieden met andere culturele normen en waarden.

• Stap 2: Toets de dienstreis aan de regeling duurzame dienstreizen

  De VU neemt verantwoordelijkheid voor mens en planeet. Dat is onderdeel van onze missie. We streven naar een klimaat neutrale universiteit, conform het Parijs akkoord. Om dit te realiseren, zullen we al onze activiteiten kritisch tegen het licht moeten houden. We vragen van alle medewerkers om hier een steentje aan bij te dragen. Immers, alleen samen maken we de ambities van de VU waar.
  
  In dit kader is de regeling Dienstreizen aangepast met een aantal nieuwe richtlijnen. Deze regeling helpt medewerkers om milieubewuste keuzes te kunnen maken bij het plannen van dienstreizen. Neem deze voorafgaand aan je reis door. Meer informatie is te vinden via de webpagina Duurzame dienstreizen.

• Stap 3: Praktische procedures

  Accordering begroting

  Accordering gaat op basis van een reisplan waarin reisgegevens zijn vastgelegd en een goedgekeurde begroting. Ook eventuele voorafgaande of aansluitende vakantie/vrije tijd moet worden beschreven.

  Medewerkers krijgen reis- en verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen vergoed als er sprake is van een vooraf geaccordeerde reisaanvraag – inclusief voorschot – die is gebaseerd op een door de leidinggevende goedgekeurde begroting. Zie voor meer informatie specifiek over dienstreizen, buitenlandreizen en voorschotaanvragen het document: .

  Registratie reisgegevens in VU systemen en extern systeem

  Om medewerkers die reizen te kunnen lokaliseren en ondersteunen in het geval van calamiteiten is het vooraf registreren van de reis essentieel. Hier zijn de volgende procedures voor:            

  • Reisplan overleggen aan leidinggevende
    Alle medewerkers die naar het buitenland reizen voor werk gerelateerde reizen moeten de reisplannen overleggen aan hun leidinggevende. Dit stelt de leidinggevende in staat om de medewerker te monitoren en indien nodig te ondersteunen bij calamiteiten, in samenwerking met een eventuele gastinstelling/gastorganisatie. In het reisplan moeten de volgende gegevens staan: reisdata, vervoer en accommodatie, naam/adres/plaats van de eventuele gastorganisatie.
  • Aanpassen contactpersoon voor noodgevallen
    Alle medewerkers zijn verplicht om een contactpersoon voor noodgevallen in hun in te vullen of bij te werken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor noodgevallen en met inachtneming van de geldende privacywetgeving. De VU neemt in eerste instantie contact op met de medewerker zelf. Alleen wanneer rechtstreeks contact met de medewerker niet mogelijk is, kan de opgegeven contactpersoon worden benaderd.
  • Registratie bij lokale autoriteiten
    Alle medewerkers die op reis gaan dienen zich te registreren bij de van het Ministerie van BZ. Internationale medewerkers doen dit bij de ambassade/consulaat van hun thuisland.

  Boeken reis en accommodaties

  De VU heeft een contract afgesloten met reisagent ATPI. Reizen naar het buitenland dienen bij voorkeur geboekt te worden via deze organisatie. Daarnaast gelden de volgende richtlijnen:

  • Medewerkers moeten afhankelijk van de bestemming beschikken over een geldig paspoort of ID kaart.
  • Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van visa of een eTA/ESTA. (Elektronische reismachtiging)
  • Van medewerkers wordt verwacht dat ze een bewuste keuze maken t.a.v. duurzaam reizen.
  • Er mag niet worden gevlogen met airlines die zijn vermeld op de ‘’.

  Verzekeringen

  De VU heeft verzekeringen afgesloten voor medewerkers die in opdracht van de VU naar het buitenland reizen, dit betreft een reis -en bagageverzekering, inclusief annuleringsverzekering en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.

  Voor het niet-werk gerelateerde deel van een reis moeten medewerkers zelf particuliere verzekeringen afsluiten. Alle informatie over particuliere en VU-verzekeringen voor medewerkers die belangrijk zijn voor internationaal reizen zijn terug te vinden in .

  • Wij raden aan om je ziektekosten- en aansprakelijkheidsverzekering zorgvuldig te controleren. Vraag je ziektekostenverzekeraar of deze polis noodgevallen in het buitenland dekt, zoals repatriëring of ziekenhuisopname tijdens je gehele verblijf in het buitenland, of dat je een aanvullende ziektekostenverzekering nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je aansprakelijkheidsverzekering, die je dient te hebben voor incidenten waarvoor je persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld.
    
    De collectieve zakenreisverzekering van VU is specifiek afgesloten voor medewerkers van de VU die namens de VU gaan reizen. Zie de pagina's Bedrijfsverzekeringen of Zakenreisverzekering op de VU-website. 
  • Voor medewerkers die voor onderzoeks- of werkdoeleinden reizen en aanvullend nog privé reizen, wordt geadviseerd om een particuliere reisverzekering af te sluiten. De zakenreisverzekering van de VU kent bij medische kosten een secundaire dekking. In geval van een schademelding met medische kosten, dienen deze kosten eerst op de eigen ziektenkostenverzekering te worden geclaimd. De niet vergoede kosten kunnen daarna geclaimd worden op de zakenreisverzekering van de VU. Controleer of de reisverzekering financiële en andere steun dekt bij evacuatie in crisissituaties. 
  • Als je binnen Europa reist, zorg dan voor de gratis , die wordt afgegeven door je zorgverzekeraar. Deze kaart geeft je toegang tot medisch noodzakelijke, door de overheid verstrekte gezondheidszorg tijdens een tijdelijk verblijf in een van de 27 EU-landen onder dezelfde voorwaarden en tegen dezelfde kosten (gratis in sommige landen) als mensen die in dat land verzekerd zijn. De kaart is geen alternatief voor een reisverzekering.

• Stap 4: Gezondheidsrichtlijnen

  Gezondheid en arbeidsomstandigheden

  Reizen naar het buitenland kan gezondheidsrisico’s meebrengen, zowel fysiek als mentaal. Dit is afhankelijk van de bestemming, de duur van de reis en de persoonlijke gezondheidssituatie van de medewerker. Voordat er toestemming voor de reis naar het buitenland wordt verleend, zullen de leidinggevende en de medewerker de mogelijke gezondheidsrisico's in kaart brengen. Het is belangrijk dat de medewerker de noodzakelijke preventieve maatregelen neemt om die risico’s zoveel mogelijk te beperken tijdens de reis. Zie voor een overzicht van algemene gezondheidsadviezen.

  Vaccinaties

  Voor medewerkers met uitzondering van externen, geldt dat de vaccinaties eventueel gedeclareerd kunnen worden bij de VU wanneer ze niet vergoed worden door de eigen zorgverzekering.

  Medewerkers moeten zich (laten) informeren welke verplicht en welke aanbevolen zijn voor het gebied waarnaar gereisd wordt. Indien nodig, kunnen vaccinaties ook uitgevoerd worden bij het  Het is belangrijk om het medisch (GGD) paspoort mee te nemen op reis waarin deze vaccinaties vermeld staan.

  Arbeidsomstandigheden in het buitenland

  Alle reizen naar het buitenland moeten vooraf door de medewerker met de direct leidinggevende worden gescreend op alle aspecten van gezondheid en veiligheid in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden, inclusief de arbeidsomstandigheden. De VU heeft namelijk ook in het buitenland, waar dit in redelijkheid kan worden gevraagd, een zorgplicht ten aanzien van de arbeidsomstandigheden van de medewerker. Dat wil zeggen dat de lokalen, werktuigen, en gereedschappen waarin of waarmee de medewerker zijn arbeid gaat verrichten zo goed mogelijk ingericht en onderhouden zijn om te voorkomen dat de medewerker schade lijdt.
  
  De medewerker en de leidinggevende zullen zover mogelijk de nodige informatie over de arbeidsomstandigheden van de medewerker in het buitenland inwinnen en passende stappen nemen om enig geconstateerde risico's te beperken. De medewerker zal zich houden aan instructies gegeven met betrekking tot gezond- en veiligheidsmaatregelen door een daartoe bevoegd persoon. Noodzakelijke kosten die verbonden zijn aan de te nemen maatregelen over gezondheid en veiligheid, zoals persoonlijke beschermingsmiddelen of beschermende kleding, schoeisel, materialen, e.d., komen ten laste van de relevante faculteit/dienst. Bij externen zou dit anders kunnen zijn, afhankelijk van de afspraken. 

  In is een checklist bijgevoegd voor de risico-inventarisatie voor veiligheid op de werkplek in het buitenland, die gebruikt kan worden door de leidinggevende en medewerker wanneer er indicaties zijn van gezondheids- of veiligheidsrisico’s, zoals werken in de tropen, werken onder minder gunstige of primitieve omstandigheden, werken in gebieden waar grote risico’s zijn t.a.v. criminaliteit, besmettelijke ziektes etc.

• Stap 5: Informatiebeveiliging

  Informatiebeveiliging

  Informatiebeveiliging draait om het beschermen van gegevens, zowel digitaal als fysiek, tegen ongewenste toegang en/of schade. Het gaat erom dat gegevens veilig, juist en beschikbaar blijven.

  Ten aanzien van internationale reizen is het belangrijk om de richtlijnen van de VU over informatiebeveiliging op te volgen. De informatie is te vinden op de Informatiebeveiliging pagina. Daarnaast zijn er de volgende adviezen:

  • Volg de maatregelen op die zijn vermeld in de . Er wordt stilgestaan bij welke maatregelen er vooraf, tijdens en na terugkomst genomen moeten worden. Medewerkers worden geacht deze voor de reis door te nemen en adequate maatregelen te nemen
  • De medewerker moet er rekening mee houden dat de data die meegedragen wordt niet veilig is en dat er in situaties soms ‘iemand over de schouder meekijkt’ bij het inloggen en dat er soms zelfs kan worden afgeluisterd.
  • Geadviseerd wordt om te reizen met elektronische apparaten (zoals een laptop, smartphone, elektronische opslagmedia, etc.) zonder of met alleen de benodigde privé- of werkgegevens. Hiermee kan toegang door (hoog)risicolanden tot bijvoorbeeld wachtwoorden en gevoelige onderzoekdata, voorkomen worden.

  Kennisveiligheid

  Bij kennisveiligheid gaat het om het voorkomen van ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie bij internationale samenwerking. Daarnaast gaat kennisveiligheid om heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door statelijke actoren (overheidsinstellingen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van overheidsbeleid). Deze inmenging brengt de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar. Tot slot gaat kennisveiligheid over ethische kwesties die kunnen spelen in de samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren en/of, in het geval van de VU, instituten die onze academische waarden niet delen. Vanuit het kennisveiligheidsbeleid kunnen er beperkingen zijn in het aangaan van (internationale) samenwerkingen en het bezoeken van deze organisaties en conferenties.
  
  Kennisveiligheidsrisico's zijn niet gebonden aan kleurcodes voor reizen en kunnen ook in Nederland aan de orde zijn. De medewerkers moeten zich ervan bewust zijn dat ze bewust of onbewust geconfronteerd kunnen worden met kennisveiligheidsrisico's tijdens de reis. Denk dan aan bijvoorbeeld diefstal van apparaten, (data)gegevens en social engineering. In de worden deze specifieke risico's en te treffen maatregelen toegelicht.
  
  De check op kennisveiligheidsrisico’s en beschermingsmaatregelen bij reizen is belangrijk en een verantwoordelijkheid van de betreffende organisatie-eenheid. Elke dienst en faculteit heeft dan ook een contactpersoon kennisveiligheid die geconsulteerd kan worden.
  
  Meer informatie over kennisveiligheid, contactpersonen kennisveiligheid en het voor het aangaan van verleningen van samenwerkingen kan gevonden worden op VU.nl.

  Overige (internationale) regelgeving

  Sommige internationale richtlijnen en protocollen spelen een belangrijke rol bij internationaal onderzoek en reizen, zie bijvoorbeeld de onderstaande richtlijnen. Medewerkers die hier in het buitenland mee te maken hebben, moeten zich informeren over de volgende regelgeving.
  
  Nagoya Protocol
  Dit protocol betreft regelgeving in het kader van biodiversiteit over het behoud en verantwoord gebruik van genetische rijkdommen, zoals planten, dieren en micro-organismen. Bij de import of export van deze rijkdommen moeten medewerkers voldoen aan verplichtingen, die per land kunnen verschillen. Meer informatie is te vinden op VU.nl en op de volgende website: .
  
  Overige richtlijnen
  Daarnaast kunnen andere (internationale) richtlijnen of wet- en regelgeving van toepassing zijn, zoals:

  • Handel in bedreigde soorten,
  • Privacywetgeving (zoals de )
  • Verenigde Naties en Europese Unie